نقش حیاتی مدیران ارشد اطلاعات - مجله پیوند

به گزارش دنیای اقتصاد، با این همه اجرای سیاست حفظ و پنهان سازی اطلاعات و دیتا در سطوح بالای سازمان به رده های پایین نیز تسری پیدا کرد و درنتیجه هرکدام از بخش ها و تیم های کاری فعال در سازمان ها و شرکت ها می کوشیدند تا اطلاعات و دیتایی که به دست می آوردند و در اختیار داشتند را نزد خود نگه دارند و تمایلی برای به اشتراک گذاری آن ها با سایر بخش های سازمان از خود نشان نمی دادند.

در نتیجه ما شاهد شکل گیری فرهنگ پنهان سازی و انحصار اطلاعاتی در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها در سراسر دنیا بوده و هستیم به طوری که مدیران و کارکنان تمام کوشششان را صورت می دهند تا نه فقط رقبا بلکه همکاران و سهامداران نیز نتوانند به طور کامل به اطلاعاتی که آن ها در اختیاردارند دسترسی پیدا نمایند و از آن بهره ببرند.

با این همه، دگرگونی های سریع و شگفت انگیز روی داده در عرصه فراوری و تبادل اطلاعات که از آن با عنوان دگرگونی دیجیتال یاد می گردد، موجب شده تا فکریت و سیاست مخالف به اشتراک گذاری اطلاعات و دیتا تا حد زیادی تغییر کند و جای خود را به فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا بدهد.

نتایج تحقیق اخیر موسسه پژوهشی گارتنر نشان داده که در حال حاضر موضوع به اشتراک گذاری دیتا به عنوان یکی از شاخص های کلیدی عملکرد شرکت ها و تیم های کاری شناخته می گردد و تاثیر بسیار زیادی بر بهبود شاخص های دیگری همانند جلب مشارکت و اعتماد سهامداران، جذب هرچه بیشتر شرکای کاری به همکاری های بیشتر و ارزش آفرینی صنعتی و اجتماعی برای سازمان ها و شرکت ها دارد.

براساس نتایج این تحقیق که به سرپرستی پروفسور لیدیا کلاگرتی جونز انجام شد، مدیران ارشد اطلاعاتی شرکت هایی که نگاه ویژه ای به موضوع به اشتراک گذاری دیتا در درون سازمان دارند و آن را به عنوان اولویت اصلی سیاستگذاری ها و برنامه ریزی های اطلاعاتی شان در نظر می گیرند، توانسته اند درزمینه ارزش آفرینی برای سازمان و افزایش بازگشت سرمایه گذاری پیروز تر عمل نمایند و این شاخص ها را به اندازه قابل توجهی بهبود ببخشند.

پروفسور جونز در این مورد می گوید: وقتی شما به عنوان یک مدیر ارشد اطلاعات، یک مدیر میانی در بخش منابع انسانی یا تحقیق و توسعه یا حتی به عنوان یک کارمند بخش روابط عمومی یا بازاریابی می کوشید تا دیتایی را که در اختیاردارید با همکارانتان در سایر بخش ها به اشتراک بگذارید، آنگاه خواهید توانست به تحلیل های بهتر و جامع تری از آن دیتا دست پیدا کنید و از این طریق ارزش آفرینی بیشتری برای آن دیتا داشته باشید. این دقیقا همان اتفاقی است که در سازمان های دارای فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا روی می دهد و باعث می گردد تا دارندگان دیتا در آن ها از قدرت و نفوذ بیشتری برخوردار باشند.

درواقع، در چنین سازمان هایی، دیتا نقشی پررنگ تر و موثرتر در ایجاد و تقویت روابط و پیوند ها در میان کارکنان، بین مدیران و کارکنان و بین شرکت و مشتریان و سهامدارانش بازی می نماید و تمام این ها مدیون وجود فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا در چنین سازمان هایی است.

به اشتراک گذاری دیتا را با اهداف کلان سازمان پیوند بزنید

درگذشته رویه غالب در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها براساس سیلوهای دیتا شکل گرفته بود که بر این اساس، حجم عظیمی از دیتا جمع آوری و نگهداری می شد و به عنوان یک دارایی معنوی ارزشمند با آن برخورد می شد که شرکت ها فقط زمانی اقدام به افشای این دیتا می کردند که علت موجه و قانع نماینده ای برای این کار پیدا می کردند.

امروزه، اما چنین رویکردی در قبال دیتا جواب نمی دهد به ویژه از آن جهت که دوره ارزشمندی و قابل استفاده بودن دیتا به شدت کوتاه تر و محدودتر شده و در صورت عدم استفاده سریع و کامل از دیتای جمع آوری شده، آن دیتا خاصیت و اثربخشی خود را از دست خواهد داد و تمام کوشش و هزینه ای که برای جمع آوری آن صرف شده بر باد خواهد رفت. علاوه بر این، شرایط کنونی دنیای کسب و کار به گونه ای تغییریافته که موجب شده تا دیتایی که در اختیار یکی از بخش های سازمان واقع شده است فقط برای آن بخش کارآیی و اثربخشی ندارد بلکه سایر بخش های سازمان نیز این توانایی را دارند از آن دیتا سود ببرند و به وسیله دسترسی پیدا کردن به آن دیتا بتوانند به اهداف خود به شکل بهتری دست پیدا نمایند.

امروزه پیروز ترین و موثرترین مدیران ارشد اطلاعات کسانی هستند که لزوم به اشتراک گذاری دیتا را فقط به تحقق اهداف فناوری اطلاعات محدود نمی نمایند بلکه معتقدند با استفاده از به اشتراک گذاری دیتا بین واحد ها و بخش های مختلف سازمان می توان هم تجربیات بهتری را برای مشتریان رقم زد، هم درزمینه بهینه سازی هزینه ای عملکرد بهتری داشت، هم درآمدزایی بیشتر و پایدارتری داشت و هم قوانین و مقررات را به نحو بهتری رعایت کرد. علاوه بر این، سازمان ها و شرکت هایی که در راستای ایجاد و تثبیت فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا گام برمی دارند این توانایی را دارند تا عملکرد درخشان تری درزمینه دگرگونی دیجیتال که به طور حتم آینده گریزناپذیر تمام سازمان ها و شرکت هاست داشته باشند. در این حالت، دیتا در سازمان فقط یک دارایی ارزشمند برای بخش IT یا رهبری سازمان محسوب نمی گردد بلکه ابزاری موثر و کاربردی برای کلیت سازمان است که این امکان را به تمام مدیران و کارکنان می دهد تا به شکل روشن تر و مطمئن تری اقدام به تصمیم گیری و اجرا نمایند و پشتوانه اصلی آن ها در این تصمیم گیری ها و برنامه ریزی ها هم تمام دیتایی است که در اختیار بخش های مختلف سازمان است.

پروفسور جونز در این مورد می گوید: یک پیوند قوی و مستحکم بین ارزش آفرینی به وسیله دیتا و پیروزیت درزمینه دگرگونی دیجیتال وجود دارد و پیش احتیاج این ارزش آفرینی و پیروزیت درزمینه دگرگونی دیجیتال این است که گفتگو ها و گفتگو درباره راه های تحقق دگرگونی دیجیتال در درون سازمان با یاری دیتا و به اشتراک گذاری حداکثری اطلاعات توسعه یابد و در تمام بخش های سازمان به صورت جدی دنبال گردد و این گونه است که می توان به ترویج فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا و ارزش آفرینی مبتنی بر دیتای اشتراکی امیدوار بود.

برای غلبه بر موانع موجود در مسیر به اشتراک گذاری دیتا گفتگو کنید

باوجود تمام مزایا و تاثیرگذاری های مثبتی که تا اینجا درباره ضرورت و پیامد های به اشتراک گذاری دیتا گفته شد باید دانست که موانع و محدودیت های بسیاری در مسیر ایجاد و تقویت فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا و مدیریت نوین دیتا وجود دارد که عبور از آن ها به سادگی امکان پذیر نیست.

وجود ساختار های سازمانی بدون انعطاف، ریسک های امنیتی، ممنوعیت های قانونی و ناکافی بودن ابزار ها و فناوری های ویژه به اشتراک گذاری هدفمند و هوشمند دیتا باعث می گردد تا این روند به کندی پیش رفته و آن چنان که بایدوشاید توسعه پیدا نکند. به عقیده بسیاری از کارشناسان و صاحب نظرانی که تردیدی در خصوص اهمیت و ضرورت فراوان ترویج فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا ندارند، باید در این زمینه هوشیارانه عمل کرد و به جای تمرکز روی خود دیتا روی نتایج حاصل از به اشتراک گذاری بهینه آن و فرصت های ارزشمند و بی نظیری که از این طریق می تواند نصیب شرکت ها گردد، تمرکز کرد.

در این میان، تاکید بر گفتگو و تعامل بر سر دیتا و لزوم سهیم کردن دیگران در دیتای موجود می تواند گره گشا باشد و باعث گردد تا بخش عمده مخالفت ها و مقاومت ها در برابر به اشتراک گذاری آزاد دیتا از بین برود و این جزو وظایف نو و مهم مدیران ارشد اطلاعات سازمان هاست که با تمام مدیران و کارکنان سازمان به گفتگو بنشینند و آن ها را نسبت به لزوم مشارکت در این فرآیند توجیه و تشویق نمایند.

یکی از راه حل های پیروزیت مدیران ارشد اطلاعات در اینجا این است که آن ها به جای متمرکز شدن روی این موضوع که به اشتراک گذاری دیتا امری پرخطر و ریسکی نیست باید بکوشند تا به مدیران و کارکنان شرکت ها و سازمان ها بقبولانند که ریسک ها و خطرات ناشی از عدم به اشتراک گذاری دیتا بسیار بیشتر از خطرات احتمالی ناشی از به اشتراک گذاری دیتاست. درواقع، امروزه دیتا دارای چنان تاثیر فوق العاده و معین نماینده ای بر پیروزیت های سازمان ها و شرکت هاست که هرگونه غفلتی درزمینه عدم بهره گیری حداکثری از دیتای موجود و از دست رفتن فرصت های ارزشمند مربوط به آن می تواند موجب شکست و نابودی شرکت ها یا ناتوانی آن ها در کارزار سخت رقابت گردد. بنابراین، ضروری است که مباحث شفاف و گفتگو های درون سازمانی با موضوع لزوم به اشتراک گذاری دیتا صورت پذیرد و طی آن ها موافقان و مخالفان به اشتراک گذاری دیتا در درون سازمان با هم گفتگو و گفتگو نمایند و به بحث در خصوص موضوعاتی همانند احتیاج های تاکتیکی سازمان در برابر احتیاج های استراتژیک، لزوم رعایت مقررات در برابر پیامد های مثبت ناشی از نوآوری ها، اهمیت و ضرورت دسترسی آزاد به دیتا در برابر امنیت دیتا بپردازند و به وسیله همین تعاملات و متقاعدسازی هاست که می توان به تدریج موانع و مقاومت ها در برابر به اشتراک گذاری دیتا درون سازمان ها و شرکت ها را در هم شکست.

سواد دیتایی مدیران و کارکنانتان را افزایش دهید

بهبود سواد دیتایی مدیران و کارکنان سازمان از دیگر ضرورت های کلیدی برای پیشبرد اهداف مرتبط با به اشتراک گذاری دیتا به شمار میرود و این موضوع باید جزو اولویت های اصلی مدیران ارشد اطلاعات در سازمان ها و شرکت ها قرار گیرد.

تجربه نشان داده که وقتی تمام مدیران و کارکنان یک سازمان به یک شکل و با دیدی مشترک به موضوع دیتا و اهمیت و تاثیرگذاری آن بر سازمان نگاه نمایند و زبان مشترک و قابل فهمی درزمینه دیتا در تمام سازمان رواج داشته باشد،

آنگاه می توان امیدوار بود افراد برخورد منطقی تر و مثبت تری در قبال به اشتراک گذاری دیتایی که در اختیاردارند با دیگران داشته باشند و زبان همدیگر را وقتی که در خصوص دیتا صحبت می نمایند بفهمند.

بر این اساس ضروری است که سواد دیتایی مدیران سازمان اعم از مدیران ارشد و رهبران سازمان و مدیران میانی و بعلاوه کارکنان بخش های مختلف سازمان ارتقا یابد تا از این طریق بتوان تصمیمات دیتا محور و هوشمندانه ای گرفت و از دیتا برای تحقق اهداف سازمانی و ارزش آفرینی سازمانی بهره برد.

در این میان، نقش مدیران ارشد اطلاعات نقشی کلیدی و حیاتی است؛ چراکه آن ها هستند که می توانند برای بالا بردن سطح سواد دیتایی کارکنان و متقاعد ساختن آن ها برای سهیم کردن دیگران در دیتایی که در اختیاردارند برنامه ریزی و اقدام نمایند و از این طریق به از میان برداشته شدن موانع و مقاومت های موجود بر سر راه به اشتراک گذاری حداکثری دیتا در سازمان یاری شایانی نمایند.

سه گام برای ایجاد فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا در سازمان

چه بخواهیم و چه نخواهیم باید این واقعیت را بپذیریم که تغییر نگرش مدیران و کارکنان از شرایط مالکیت دیتا به شرایط به اشتراک گذاری دیتا یک شبه اتفاق نخواهد افتاد و باید برای ترویج فرهنگ به اشتراک گذاری دیتا در تمام ارکان سازمان برنامه ریزی دقیق و موثری داشت.

در این میان، برداشتن گام هایی معین و موثر می تواند باعث تسریع و تسهیل این فرآیند گردد که در ادامه به سه مورد از آن ها اشاره خواهد شد:

گام اول: معین اولویت ها. یکی از چالش ها و گرفتاری های رایج در میان اغلب مدیران ارشد اطلاعاتی در سازمان ها و شرکت ها به پرمشغله بودن و تعدد وظایف کاری آن ها مربوط می گردد. به همین علت هم ضرورت دارد که این گروه از مدیران با برون سپاری و تفویض اختیارات خود به زیرمجموعه های خود تمام توجه خود را صرف آنالیز و برنامه ریزی برای یافتن راه های بهینه سازی فرآیند به اشتراک گذاری دیتا در سرتاسر سازمان و متقاعدسازی مدیران و کارکنان برای مشارکت در این فرآیند نمایند و به وسیله همین اولویت سنجی هاست که می توان ساختار های سنتی مبتنی بر سیلو های دیتایی و مالکیت بخشی و فردی بر دیتا را در هم شکست.

گام دوم: آماده سازی سازمان برای تحولات بزرگ. کنار گذاشتن تفکر مبتنی بر سیلو های دیتا و حرکت به سمت الگوی به اشتراک گذاری حداکثری اطلاعات و داده ها به طور حتم یک تحول بزرگ و پر چالش است که به سادگی و به سرعت انجام شدنی نیست و به همین علت هم ضروری است برای این تحول بزرگ بسترسازی فکری و فنی صورت پذیرد تا این اطمینان خاطر در فکر تمام مدیران و کارکنان سازمان به وجود آید که فواید به اشتراک گذاری دیتا بسیار بیشتر از ریسک ها و خطرات احتمالی آن است.

گام سوم: آگاهی بخشی درون سازمانی درزمینه قوانین و مقررات مرتبط با به اشتراک گذاری دیتا.

بسیاری از کارکنان و حتی مدیران به این علت از پیوستن به فرآیند به اشتراک گذاری دیتا خودداری می نمایند که نگران پیامد های قانونی و حقوقی ناشی از این کار هستند و علاقه ای به این ندارند که به خاطر به اشتراک گذاشتن دیتایی که در اختیاردارند مورد بازخواست قرار گیرند؛ بنابراین ضروری است که سواد حقوقی مدیران و کارکنان و آگاهی های آن ها درزمینه مسائل مرتبط با افشای اطلاعات و به اشتراک گذاری دیتا ارتقا پیدا کند تا از این طریق از دغدغه ها و نگرانی های آن ها در این زمینه کاسته گردد.

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

منبع: MIT